Responsables du traitement des données à caractère personnel

Terwagne Arnaud (numéro d’ordre vétérinaire francophone : F5715) et Roberts Kim (numéro d’ordre vétérinaire francophone : F5439), docteurs vétérinaires exerçant au 1029A, chaussée d’Alsemberg à 1180 Uccle sont les deux responsables du cabinet vétérinaire Cale’Vets.

Cookies

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Utilisation et transmission de vos données personnelles

Quels types de données à caractère personnel pouvons-nous collecter et comment le faisons-nous ?

Les données auxquelles nous avons accès sont collectées de trois manière :

• Celles que vous nous communiquez volontairement (vos nom, prénom, adresse, numéros de téléphone, adresse e-mail et numéro de TVA éventuel) lors d’une prise de rendez-vous téléphonique ou lors de votre premier rendez-vous au sein du cabinet.
• Celles collectées automatiquement par une demande de rendez-vous par notre site internet (vos nom et adresse e-mail).
• Finalement, celle communiquées par l’utilisation du paiement électronique (virement bancaire ou Payconiq).

Pour l’enregistrement de l’identification par puce électronique, sur les sites Dog ID, Cat ID et ID Chips, nous devons également collecter votre numéro de registre national.

Que faisons-nous de ces données ?

Nous utilisons ces données pour l’ensemble de la gestion de la relation contractuelle entre vous et nous, mais également, pour l’établissement de factures (une obligation légale), pour la fourniture de soins vétérinaires, pour le suivi de l’animal (rappel de vaccination, établissement d’ordonnances…), pour une prise ou un changement de rendez-vous et pour l’enregistrement officiel sur les sites mentionnés ci-dessus.

A qui pouvons-nous les transférer ?

Vos données personnelles sont utilisées presque exclusivement à des fins internes mais dans le souci d’honorer consciencieusement notre contrat de soins, nous devons parfois transmettre ces données à des sous-traitants externes, prestataires de service pour le compte et sous contrôle des responsables du traitement des données personnelles. Cela ne se fait qu’après avoir obtenu votre consentement écrit ou oral au préalable.

C’est le cas pour :

• L’analyse des échantillons de sang, de matières fécales et/ou d’urines par un laboratoire extérieur (les laboratoires Bauduin ou Synlab).
• L’analyse anapathologique de certains prélèvements issus de nos patients par le laboratoire d’analyse Anapet.
• Le transfert par mail des informations concernant le dossier médical de votre animal vers un confrère spécialiste (échographiste, radiologue, cardiologue, ophtalmologue, chirurgien orthopédiste…).
• L’insciption de votre compagnon sur les sites d’identification Dog ID, Cat ID et ID Chips.
• La prise en charge du corps de votre animal, après son décès, par les soins de l’entreprise d’incinération Animatrans ou Incinera Divetran.

Toujours dans le cadre du cabinet mais de façon plus globale, nous faisons appel à des tiers ou sous-traitants externes, prestataires de services qui ont accès à ces données :

• Le logiciel vétérinaire Fuga dont la sauvegarde des données est hébergés en Belgique.
• Le bureau comptable et fiscal Fiduciaire Fiscoge SRL.
• A des sociétés de recouvrements en cas de non respect des clauses du contrat conclu entre nous.

Notons également que les données personnelles concernant les délégués de firmes pharmaceutiques, alimentaires, ou de matériel vétérinaires, celles des confrères spécialistes et de nos contacts universitaires, celles de toute organisation en formation vétérinaire continue, celles de l’Ordre vétérinaire ou celles de tout autre individu ou entité nous contactant dans le cadre de la médecine vétérinaire ou de notre cabinet ne sont transmises qu’à notre comptable (Fiduciaire Fiscoge SRL) et ce, uniquement si elles rentrent dans le travail de comptabilité.

Notre cabinet ne transmettra en aucun cas des données à caractère personnel à une quelconque autre entité, à moins de vous en informer préalablement et d’avoir reçu explicitement votre consentement.

Durées de stockage de vos données

Certaines de ces données sont nécessaires à l’élaboration de notre comptabilité et, de part cette particularité, elles devront être conservées 10 ans après la fin de la relation professionnelle avec le client. Il s’agit du nom, adresse, numéro(s) de téléphone et numéro de TVA éventuel.

Pour les données non concernées par le paragraphe ci-dessus et, une fois la durée précitée expirée pour les autres, les données à caractère personnel pourront être effacées, excepté un changement nouveau dans la législation actuelle.

Les droits que vous avez sur vos données

Vous disposez de plusieurs droits par rapport à vos données personnelles :

• Le droit d’accès : vous pouvez nous demander quelles sont les données que nous possédons vous concernant.
• Le droit de rectification : vous pouvez nous demander de modifier ces données, par exemple lors d’un déménagement.
• Le droit d’opposition : vous pouvez changer d’avis et ne plus accepter, par exemple, de recevoir les rappels de vaccins.
• Le droit à l’effacement des données : vous pouvez nous demander l’effacement de vos données. Ce ne sera possible que si vos données ne sont pas nécessaires dans la gestion comptable et si vous êtes nouveau client depuis peu de temps.
• Le droit à la portabilité : vous pouvez nous prêter un clé usb afin que nous y transférions vos données pour les transmettre, par exemple, à un autre confrère.

Pour davantage de renseignements, vous pouvez contacter la Commission de la Protection de la Vie Privée :

Protection des données

Le cabinet vétérinaire a sécurisé, dans la mesure du possible, tout accès non autorisé aux données à caractère personnel collectées dans le cadre de notre travail. Ces procédures concernent à la fois la collecte, la manipulation et la conservation de ces données.

Pour toute question ou demande particulière concernant les données, veuillez nous envoyer un mail à info.calevets@gmail.com ou directement via notre page de Contact.